Từ Vựng TOEIC Về Tài Chính Và Kế Toán: Invoice, Reimbursement, Expenditure

Hóa đơn, báo cáo ngân sách, email đòi thanh toán: các văn bản này xuất hiện đều đặn trong phần Reading của TOEIC. Nếu bạn chưa quen nhóm từ vựng TOEIC tài chính và kế toán, những câu hỏi tưởng dễ lại dễ mất điểm, vì nhiều từ có nghĩa gần nhau nhưng chỉ một từ khớp với ngữ cảnh. Bài này chọn ra các cặp từ hay bị nhầm nhất và cách nhận ra chúng qua từ đi kèm.

Invoice và receipt: ai gửi cho ai, trước hay sau khi trả tiền

Invoice là hóa đơn yêu cầu thanh toán. Bên bán gửi nó trước khi nhận tiền. Receipt là biên lai xác nhận tiền đã được trả, nên nó đến sau.

Khi gặp email đề cập "payment is due", "please remit", hay "attached is the invoice", hãy hiểu đây là yêu cầu trả tiền chưa hoàn tất. Còn "keep your receipt for reimbursement" nghĩa là bạn đã trả rồi và cần giữ chứng từ.

Các cụm đi kèm cần nhớ:

• issue / send / submit an invoice: lập, gửi, nộp hóa đơn
• settle an invoice: thanh toán hóa đơn
• an itemized invoice: hóa đơn chi tiết từng khoản

Please submit your invoice by the end of the month so that payment can be processed on time.
Dịch: Vui lòng nộp hóa đơn trước cuối tháng để việc thanh toán được xử lý đúng hạn.

Expense, expenditure và cost: ba từ cùng nói về "chi"

Đây là nhóm dễ nhầm nhất, nên cần nhìn vai trò ngữ pháp và quy mô của từ.

• Expense (thường ở dạng số nhiều expenses): khoản chi cụ thể, hàng ngày, như tiền đi lại, ăn ở. Cụm quen thuộc: travel expenses, business expenses, expense report.
• Expenditure: tổng chi tiêu ở quy mô lớn hơn, hay dùng cho ngân sách của công ty hoặc chính phủ. Cụm quen thuộc: capital expenditure, reduce expenditure on.
• Cost: chi phí để làm ra hoặc mua một thứ. Cụm quen thuộc: labor costs, cut costs, at no extra cost.

Mẹo nhanh: nếu câu nói về một nhân viên báo cáo chi phí công tác, đáp án thường là expenses. Nếu câu nói về việc công ty cắt giảm tổng chi, expenditure hoặc costs hợp lý hơn.

Employees must attach all receipts to their expense report before it can be approved.
Dịch: Nhân viên phải đính kèm toàn bộ biên lai vào báo cáo chi phí trước khi nó được duyệt.

Reimburse và reimbursement: hoàn lại tiền đã tự ứng

Reimburse nghĩa là hoàn lại cho ai khoản tiền họ đã tự trả. Điểm cần chú ý là cấu trúc: người nhận tiền là tân ngữ, khoản tiền đi sau for.

• reimburse someone for something: hoàn tiền cho ai về khoản gì
• be reimbursed for travel costs: được hoàn tiền chi phí đi lại
• a reimbursement request / form: đơn đề nghị hoàn tiền

Đừng nhầm với refund. Refund là khách hàng được trả lại tiền đã mua hàng hoặc dịch vụ, còn reimbursement là nhân viên được công ty hoàn lại khoản đã ứng ra.

The company will reimburse you for any hotel costs incurred during the conference.
Dịch: Công ty sẽ hoàn lại cho bạn mọi chi phí khách sạn phát sinh trong thời gian hội nghị.

Revenue, income, profit: doanh thu và lợi nhuận không giống nhau

• Revenue (cũng là sales): tổng tiền thu về từ hoạt động kinh doanh, trước khi trừ chi phí.
• Profit: phần còn lại sau khi trừ chi phí. Một công ty có thể tăng revenue nhưng vẫn giảm profit.
• Income và earnings: thu nhập, thường dùng khi nói về cá nhân hoặc kết quả kinh doanh cuối kỳ (net income, quarterly earnings).
• Loss: khoản lỗ, trái nghĩa với profit.

Trong Part 7, đề hay hỏi bạn so sánh hai con số trong một báo cáo. Khi đọc, đừng dừng ở chữ "increase": hãy kiểm tra xem cái tăng là revenue hay profit.

Although revenue rose in the third quarter, higher costs reduced the company's overall profit.
Dịch: Dù doanh thu tăng trong quý ba, chi phí cao hơn đã làm giảm lợi nhuận chung của công ty.

Due, overdue, outstanding: các trạng thái của một khoản thanh toán

Email nhắc thanh toán là dạng văn bản quen thuộc, và ba từ này mô tả một khoản tiền đang ở giai đoạn nào.

• due: đến hạn. Payment is due on the 15th.
• overdue: quá hạn. Your account is overdue.
• outstanding: còn chưa trả. an outstanding balance là số dư còn nợ.

Cụm balance ở đây là số tiền còn lại trong tài khoản hoặc số còn nợ, không phải "sự cân bằng". Khi thấy remaining balance hoặc pay the balance in full, hãy hiểu theo nghĩa số dư.

Please settle the outstanding balance within the next two weeks to avoid a late fee.
Dịch: Vui lòng thanh toán số dư còn nợ trong hai tuần tới để tránh phí trả chậm.

Budget, estimate, quote: nói về con số trước khi tiêu

• budget: ngân sách. Dùng cả danh từ lẫn động từ. Within budget là trong ngân sách, over budget là vượt ngân sách.
• estimate: ước tính, thường chưa phải giá chốt.
• quote (danh từ): bảng báo giá mà nhà cung cấp gửi cho khách.
• allocate funds: phân bổ nguồn vốn.

Hai cặp hay xuất hiện ở Part 5: within / over budget và request a quote. Với cụm sau, từ cần điền thường là động từ request hoặc provide đứng trước a quote.

The marketing team stayed within budget by negotiating a lower quote from the printing company.
Dịch: Nhóm marketing giữ được ngân sách nhờ thương lượng bảng báo giá thấp hơn từ công ty in ấn.

Fiscal year, quarter, audit: từ vựng của báo cáo định kỳ

• fiscal year: năm tài chính, không nhất thiết trùng năm dương lịch.
• quarter: quý. First-quarter results là kết quả quý một.
• audit: kiểm toán, kiểm tra sổ sách. Dạng động từ cũng là audit, người làm là auditor.
• financial statement: báo cáo tài chính.
• accounts payable / receivable: khoản phải trả / phải thu.

Những từ này ít khi là đáp án trực tiếp, nhưng thường nằm trong đoạn văn của Part 7. Biết chúng giúp bạn đọc nhanh hơn thay vì dừng lại đoán nghĩa.

Cách học nhóm từ này để nhớ lâu

1. Học theo cặp dễ nhầm, không học từng từ rời. Viết sẵn một dòng so sánh cho mỗi cặp, ví dụ "invoice = trước khi trả, receipt = sau khi trả".
2. Học kèm giới từ và động từ đi cùng: reimburse someone for, submit an invoice, settle a balance. Đây chính là thứ Part 5 kiểm tra.
3. Đọc một tài liệu thật: một email nhắc thanh toán hay một báo cáo quý bằng tiếng Anh, rồi gạch chân các từ trong bài này. Nhìn thấy chúng trong ngữ cảnh sẽ giúp bạn nhận ra quy luật nhanh hơn việc chép danh sách.
4. Tự đặt câu cho mỗi từ theo công việc của chính bạn, vì câu có nghĩa với bạn dễ nhớ hơn câu mẫu.

Nhóm từ vựng này không nhiều, nhưng nó lặp lại ở nhiều dạng văn bản khác nhau. Nắm chắc các cặp ở trên, bạn sẽ bớt mất điểm ở những câu mà ai cũng nghĩ là dễ.

Muốn luyện thêm các câu hỏi dạng này theo từng Part, bạn có thể xem trang luyện TOEIC.